+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Какие должности могут быть в канцелярии

Какие должности могут быть в канцелярии

В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется: законодательством РФ, приказами и распоряжениями директора организации, настоящей должностной инструкцией, Правилами внутреннего трудового распорядка организации. На время отсутствия заведующего канцелярией командировка, отпуск, болезнь, пр. Должностные обязанности заведующего канцелярией Заведующий канцелярией: 2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Об учреждении

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Волшебный Блокнот, Чудо Ластик, Разные ручки - Канцелярия как с алиэкспресс

Делопроизводитель должен уметь: - пользоваться современными техническими средствами обработки информации , коммуникаций и связи, вычислительной техники. Должностные обязанности 3. В своей деятельности делопроизводитель обязан: 3. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае , происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

Отправлять исполненную документацию по адресатам. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив. Копировать необходимые для работы документы. Права Делопроизводитель имеет право: 4. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. Ответственность Делопроизводитель несет ответственность: 5. За неисполнение ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

За достижение поставленных перед ним целей и задач. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

За неразглашение коммерческой тайны. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя 6. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям. Качественное выполнение должностных обязанностей. Взаимоотношения Делопроизводитель: 7. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции. Разработал: подпись Согласовано: Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

Я считаю, что у каждого работника должны быть четкие задачи и представление о конкретных действиях и операциях, которые они должны выполнять. Поэтому только должностной инструкции нам было явно недостаточно.

Потребовалось описать функциональные задачи каждого сотрудника, как текущие, так и требуемые. В результате все обязанности по организации, по приему, обработке, сортировке информации и документов были проанализированы и закреплены за конкретными исполнителями.

Подробный анализ функций привел к тому, что одной должности "Делопроизводитель" было недостаточно, в связи с чем были введены несколько должностей, названия которых отражали основной функционал должности: - специалист по делопроизводству и документообороту входящая корреспонденция , - специалист по делопроизводству и документообороту исходящая корреспонденция , - специалист по делопроизводству и документообороту курьер , - специалист по делопроизводству и документообороту согласование договоров.

Мы хотели бы прокомментировать приведенный пример в части достаточности или недостаточности должностной инструкции для решения задачи оценки должности. Должностная инструкция, в первую очередь, является регламентирующим документом. Когда перед нами стоит цель оценить должность, то первой и самой главной задачей становится формирование эталона должности, отвечающего всем требованиям компании к эффективности работы сотрудника в конкретной должности.

Описание должности должно отражать прежде всего полноценный функционал, формирующийся на основе содержания и алгоритмов бизнес-процессов, в которые данная должность включена. И в этом случае для практиков, проводящих работу по описанию должности, должностной инструкции недостаточно, как и было замечено в практическом примере.

Можно порекомендовать несколько операций, выполнение которых поможет сформировать функционал должности: 1. Проанализируйте текущие бизнес-процессы, в реализацию которых включена оцениваемая должность. В нашем случае это могут быть следующие внутренние процессы ДОУ: прием и регистрация входящей документации, передача документации на исполнение, хранение документации. Проанализируйте текущие функциональные обязанности, выполняемые сотрудниками, занимающими конкретную должность.

Для реализации этой задачи можно использовать методики "Фотография рабочего дня", "Самофотография", "Фотохронометраж". Сравните реальный функционал сотрудников и требуемые бизнес-процессами действия персонала, работающего в конкретной должности. В результате сравнения реального и требуемого набора действий и операций проводится систематизация обязанностей: - исключаются неактуальные обязанности; - перераспределяются обязанности между сотрудниками подразделения согласно бизнес-процессам и месту должности в конкретных процессах; - включаются действия и операции, которые необходимо выполнять сотруднику, занимающему конкретную должность согласно текущим бизнес-процессам.

Например, очень часто в обязанности некоторых сотрудников включаются действия, которые исторически были переданы им от его предшественников. Так, в одной из компаний мы увидели, что менеджер по продажам должен был каждый день до приезда в офис заезжать на почту и забирать корреспонденцию, пришедшую на абонентский ящик. Так делал и его предшественник, так действовал и нынешний менеджер. При приеме нового сотрудника никто не пересматривал его функционал, и эта обязанность автоматически была передана ему по наследству от предыдущего сотрудника.

После анализа функционала данная функция была передана офис-менеджеру. Или второй вариант, когда производятся определенные изменения в организации бизнес-процесса, но в реальности персонал продолжает работать по привычным, но уже неактуальным схемам. Например, менеджер по продажам продолжает вести в Excel карточки клиентов, отсылает ежемесячно в отдел маркетинга эту информацию, вместо того чтобы сразу вносить требуемые данные в информационную систему.

При проведении анализа функционалов было выявлено, что полгода назад был написан новый регламент, но не были разграничены права доступа для пользователей системы и доступ для введения и корректировки в карточках клиентов был предоставлен только отделу маркетинга. Менеджеры по продажам обращались с этим вопросом в IT-отдел, но решение о предоставлении прав доступа менеджерам по продажам к требуемому модулю так и не было принято. Дальше все, как это обычно бывает, погрузились в выполнение своих ежедневных обязанностей и регламент так и не начал работать.

В результате одну и ту же работу делали несколько сотрудников: один по старинке вел свои отчеты в Excel, другой переносил эти данные в корпоративную систему. После проведенного анализа функционалов задачу по внесению изменений данных о клиентах и информацию о новых партнерах компании передали менеджеру по продажам и закрепили это в функционале, создали дополнительные права доступа. Функция контроля полноты, своевременности внесения информации, а также ее качества была передана специалисту отдела маркетинга.

О том, как использовать профиль должности для оценки должности, читайте в заключительной части статьи, планируемой к публикации в следующем номере. Начало см. В этой статье мы хотели бы предложить второй способ оценки - профиль должности, решающий одновременно несколько задач в области управления персоналом, и показать на конкретном примере из практики, как можно провести описание должности с использованием этого инструмента. Продолжая тему описания должности, вновь обратимся к практическому примеру Натальи Ивановны Беляевой, старшего менеджера отдела административно-хозяйственного обеспечения ЗАО "Торговый Дом" Северсталь - Инвест".

В 2009 г. Главная цель проекта - создание механизма управления затратами на персонал и единых правил оплаты труда в компании путем: - описания целей, областей ответственности, основных задачи показателей работы должности; - оценки должностей в соответствии с принятыми параметрами с помощью экспертной группы, в которую входили представители всех структурных подразделений; - регулярной оценки должностей с точки зрения их стоимости на региональном рынке труда.

Процесс состоял из нескольких этапов, в результате которых были разработаны принципы описания и параметры оценки должностей, проведена работа по описанию всех должностей компании.

Итогом стала утвержденная процедура описаний и оценки должностей, комплект материалов для разработки Положения об окладах, составлен Перечень должностей ключевых, важных, ординарных для последующей реализации Программы кадрового резерва и развития персонала. Все это позволило оптимизировать структуру управления, исключить дублирование задач и функций. При описании должности мы придерживались нескольких важных ключевых принципов: - Анализировать смысл существования должности, а не составлять список задач и действий.

Описание должности специалиста по делопроизводству и документообороту входящая корреспонденция приобрело новую форму см.

Делопроизводитель должен уметь: - пользоваться современными техническими средствами обработки информации , коммуникаций и связи, вычислительной техники. Должностные обязанности 3. В своей деятельности делопроизводитель обязан: 3.

Форма журнала регистрации приказов по личному составу студентов Как отмечалось ранее, в настоящее время в канцелярии отсутствует журнал регистрации телефонограмм и документов, поступающих по факсу. Это может привести к потере или несвоевременному исполнению документов. Поэтому следует ввести журнал регистрации факсов, телефонограмм, рекомендуемая форма которого представлена на рис. Филиал является территориально обособленным структурным подразделением головного вуза. Поэтому так важно организовать учет поступающих приказов и распоряжений ректора головного вуза, который в данный момент не производится. Рекомендуемая форма журнала регистрации приказов ректора представлена на рис.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Об учреждении Государственная канцелярия — это центральное учреждение государственного управления. Она подчиняется непосредственно Президенту министров. Работой Государственной канцелярии руководит директор. Директор Государственной канцелярии — это чиновник наивысшего ранга, которого назначают на должность и освобождают от должности распоряжением Кабинета министров по предложению Президента министров.

С чего начинается офис?

Должностной и численный состав службы делопроизводства Известно, что организация труда включает решение следующих задач: разработка организационной структуры; разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками; нормирование труда работников; регламентация численного и должностного состава работников; повышение квалификации; рациональная организация рабочих мест. В действующих нормативно-методических документах закреплены типовые структуры делопроизводственных служб, определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации. Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в 1967 г. Госкомитетом по труду и социальным вопросам. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в различных отраслях народного хозяйства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Согласно этим нормативным документам, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Ведение делопроизводства на предприятии. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

Но следует иметь в виду, что требования к работникам секретариата существенно различаются: разные профессии требуют разного опыта, знаний, умений, личностных качеств, предоставляют различные карьерные возможности. Штат операторов call-центра обзванивает потенциальных клиентов с предложением товаров или услуг. Когда посетители приходят в офис, их встречает секретарь на ресепшн. Офис-менеджер, пока посетитель ожидает приема, предложит ему чай или кофе. А если в какой-то момент поток клиентов прекратился, то он наводит порядок в комнате для посетителей, раскладывает журналы, поливает цветы. При этом есть сотрудник административно-хозяйственного отдела, который рассылает курьеров и водителей и следит за наличием канцтоваров. У каждого руководителя — личный секретарь, а у руководителей высшего звена — еще и персональные ассистенты.

Описание должности Специалист канцелярии / делопроизводитель

Прием, подготовка и оформление дел для хранения в архиве компании. Выдача дел из архива компании по запросам работников, контроль своевременного возврата Громов Павел Подготовка исходящей корреспонденции к отправке. Ведение журнала отправления корреспонденции почтовой связью.

.

.

Однако в должностной инструкции сотрудников канцелярии прописаны В нашем случае это могут быть следующие внутренние процессы ДОУ: прием​.

Отдел канцелярии

.

Основные требования к оформлению должностной инструкции

.

Разработка положения о канцелярии

.

Как обычно начальники канцелярии проверяют знания?

.

Как оценить должность: практические примеры

.

Положение о канцелярии

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Адриан

    Я конечно, прошу прощения, но это мне не подходит. Буду искать дальше.

  2. Сильвия

    Согласен, эта мысль придется как раз кстати

  3. Адриан

    Прошу прощения, что я Вас прерываю, но, по-моему, эта тема уже не актуальна.

  4. Соломон

    Почему на блоге так мало тем про кризис, Вас этот вопрос не волнует?

  5. Лукерья

    старые фото

© 2019 avalef.ru